Informativa per candidati, dipendenti e collaboratori

Ultima modifica 28 novembre 2023

Oggetto: Informativa sul trattamento dei Suoi dati personali ai sensi del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)

Egregio Sig. / Gentile Sig.ra

Comunichiamo che, per l’instaurazione di un rapporto di lavoro e/o per la corretta gestione del rapporto lavorativo con Lei già in essere, il nostro Ente è tenuto ad entrare in possesso e a trattare dati, riferiti a Lei ed eventualmente ai Suoi familiari, qualificati come dati personali ai sensi delle norme indicate in oggetto.
Tali norme prevedono che chi effettua trattamenti di dati personali sia tenuto ad informare il soggetto interessato sulle finalità del trattamento e su taluni elementi qualificanti il trattamento stesso.
In ossequio alla normativa vigente, pertanto, nella presente informativa sono indicate le caratteristiche dei trattamenti dei Suoi dati da noi effettuati.

1. Natura dei dati trattati e finalità del trattamento
Si tratta principalmente di dati anagrafici, fiscali e relativi al rapporto di lavoro (ad esempio nome, cognome, residenza, data e luogo di nascita, recapiti telefonici e telematici, coordinate bancarie, mansione svolta, stipendio percepito, formazione, esperienze scolastiche e lavorative, immagini) che acquisiamo all’atto della costituzione del rapporto di lavoro, nel corso di questo e, talvolta, successivamente alla sua estinzione. Ove necessario per adempimenti previsti dalla legge o da contratti collettivi, i dati raccolti possono riguardare anche componenti del Suo nucleo familiare e/o conviventi.
I Suoi dati saranno trattati:

•  per gli adempimenti preliminari alla sua assunzione (laddove questa non sia già intervenuta), ivi inclusa la valutazione del curriculum, la selezione e l’instaurazione del rapporto di lavoro;
• per la gestione amministrativa e contabile del Suo rapporto di lavoro e per l’adempimento dei connessi obblighi previsti dalla legge, dai contratti collettivi di riferimento e dal Suo contratto individuale;
• per lo svolgimento delle attività necessarie all’organizzazione del lavoro, anche rispetto alla gestione degli accessi fisici ed informatici a locali e sistemi informatici dell’Ente;
• per l’adempimento a norme di legge riguardanti la sicurezza sul lavoro e la prevenzione di reati (normative anticorruzione, antimafia, D.Lgs. 231/2001);
• per le attività necessarie a tutelare la sicurezza e il patrimonio dell’Ente, quali la registrazione e l’analisi degli accessi fisici, degli accessi all’infrastruttura informatica e la videosorveglianza (nelle sedi in cui è effettuata);
• se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti in sede giudiziaria.

2. Basi giuridiche dei trattamenti
Il Comune di Vimercate tratta i dati personali dei dipendenti in forza delle seguenti basi giuridiche:

• necessità dei trattamenti per adempiere al contratto stipulato con l’interessato (contratto di lavoro), ovvero per adottare misure precontrattuali richieste dall’interessato stesso;
• necessità dei trattamenti per adempiere a norme di legge (quali le norme in materia di sicurezza sul lavoro, le prescrizioni relative alla tenuta delle scritture contabili, l’imposizione fiscale, etc.);
• necessità dei trattamenti per perseguire legittimi interessi del Comune di Vimercate (quali l’interesse a instaurare e gestire efficacemente il rapporto di lavoro, l’interesse a tutelare i propri diritti insorgenti in relazione al suddetto rapporto e l’interesse a tutelare la sicurezza e il patrimonio dell’Ente)

3. Categorie particolari di dati trattati
Tra le informazioni acquisite vi sono anche dati c.d. particolari (ad esempio, dati  idonei a rivelare il Suo stato di salute o la Sua adesione ad un’organizzazione sindacale). Il trattamento dei suoi dati particolari è giustificato poiché necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti (dell’Ente o del lavoratore interessato) in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale.

4. Modalità del trattamento
Il trattamento sarà effettuato con idonee modalità e procedure, anche informatiche e telematiche, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate al precedente punto 1 e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. I Suoi dati potranno essere conosciuti dal personale facente parte delle strutture preposte alla gestione del personale e dei sistemi informativi, nonché dagli incaricati delle altre strutture, uffici od organi per adempimenti di loro competenza connessi comunque alla gestione del Suo rapporto od all’organizzazione del Suo lavoro.

5. Obbligo o facoltà di conferire i dati
Ferma restando l’autonomia dell’interessato, l'eventuale rifiuto di conferire i dati personali può comportare, a seconda della natura specifica dei dati, l’impossibilità, in tutto o in parte, di instaurare, proseguire o dare corretta esecuzione al rapporto di lavoro con l’interessato, di adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di vigilanza e controllo.

6. Comunicazione e diffusione dei dati
I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione generalizzata. Ove necessario per gli incarichi od attività a Lei affidati, potranno essere oggetto di flussi informativi verso fornitori, consulenti o clienti/utenti.
In relazione alle finalità di trattamento di cui al punto 1 e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:

• alle Amministrazioni ed enti pubblici competenti per adempimenti normativi in materia di lavoro, previdenza, assistenza, fisco, contabilità, igiene e sicurezza, ecc.;
• ai medici competenti incaricati di svolgere le attività previste dalla normativa sulla tutela della salute e sicurezza del lavoro e medici consulenti incaricati di altre attività di prevenzione della salute dei lavoratori;
• alle Rappresentanze sindacali, in adempimento di specifici obblighi derivanti dal CCNL e dal CIA o da altri accordi;
• a Fondi Pensione ed a Casse o Fondi di Assistenza e/o Previdenza Integrativa (se iscritto);
• alle Associazioni sindacali o patronali (se iscritto);
• a società, associazioni e collaboratori esterni per servizi e consulenze;
• a Banche ed Istituti di Credito per l’accreditamento delle competenze economiche;
• a società di servizi informatici, telematici, sanitari, di archiviazione o di altri servizi di natura tecnico/organizzativa;
• a tutti gli altri soggetti a cui i Suoi dati personali, di volta in volta, dovranno essere comunicati in relazione allo svolgimento delle Sue mansioni lavorative.

7. Diritti dell’interessato
La normativa sulla tutela dei dati personali (artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) garantisce all’interessato il diritto di essere informato sui trattamenti dei dati e il diritto di accedere in ogni momento ai dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica. Ove ricorrano le condizioni previste dalla normativa l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei dati, all’opposizione al trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.
Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare il consenso prestato.
Per l’esercizio dei propri diritti e informazioni più dettagliate sui trattamenti dei dati, l’interessato potrà rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati personali del Comune di Vimercate e scrivendo alla casella di posta elettronica: dpo@comune.vimercate.mb.it.
Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.

8. Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati per il periodo necessario a realizzare le finalità indicate nella presente informativa, nonché, in seguito all’esaurimento di tali finalità, sino al termine di prescrizione dei diritti insorti in conseguenza dei rapporti giuridici e di fatto intercorsi tra le parti e connessi direttamente o indirettamente alle finalità stesse.
I dati verranno quindi trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente, nei limiti necessari per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative (10 anni).
Con riferimento specifico ai dati relativi ai curriculum ricevuti per finalità di selezione del personale, questi saranno conservati per un periodo di 2 anni dal termine della selezione; i dati relativi alla videosorveglianza, questi saranno conservati per un periodo non superiore a 24 ore (prolungabili nei periodi di chiusura dell’Ente); i dati relativi agli accessi fisici ai locali dell’Ente saranno conservati per un periodo non superiore a 1 anno; i dati relativi agli accessi al sistema informatico dell’Ente saranno conservati per un periodo non superiore a 6 mesi; il periodo di conservazione di tali dati potrà essere incrementato, solo per quanto strettamente necessario rispetto alle finalità indicate, nei casi in cui siano riscontrate la commissione di reati o violazioni della sicurezza e del patrimonio dell’Ente.

9.Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il Comune di Vimercate, con sede legale in Vimercate (MB), 20871 - Piazza Unità d`Italia 1, C.F.  02026560157 e P.IVA 00728730961, contatti vimercate@pec.comune.vimercate.mb.it
Il Titolare può trattare i dati direttamente, tramite propri dipendenti a ciò autorizzati, o avvalendosi di collaboratori esterni, che in tal caso assumono la qualifica di Responsabili del Trattamento.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è reso disponibile dal Titolare su richiesta.