Informativa ai fornitori e ai consulenti sul trattamento dei dati personali

Ultima modifica 28 novembre 2023

Ai sensi del Decreto Legislativo n. 196/2003 e del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR) ed in relazione ai dati personali che Vi riguardano e che formeranno oggetto di trattamento, Vi informiamo di quanto segue.

1. DATI PERSONALI TRATTATI, FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEI TRATTAMENTI
Per “dati” si intendono quelli relativi a persone fisiche trattati dal Comune di Vimercate per la stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale con i propri fornitori, quali ad esempio quelli del legale rappresentante del fornitore che sottoscrive il contratto in nome e per conto di quest’ultimo, dei dipendenti/consulenti del fornitore coinvolti nelle attività di cui al contratto, nonché le eventuali altre informazioni necessarie all’esecuzione del contratto e/o all’erogazione del servizio/i.

In particolare, detti dati saranno trattati per le finalità di seguito indicate.

1. Gestione della relazione contrattuale/commerciale, quali: soddisfacimento di specifiche richieste del fornitore prima della conclusione del contratto; conclusione, modifiche, esecuzione del contratto.
   Le basi giuridiche del trattamento in relazione alle suddette finalità sono:
2. • L’adempimento di obblighi contrattuali e/o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, per i contratti stipulati direttamente con l’interessato stesso;
   • Il legittimo interesse (a gestire e dare esecuzione al contratto) per i trattamenti dei dati dei dipendenti/consulenti del fornitore coinvolti nelle attività di cui al contratto.
3. Amministrativo – contabili, quali: gestione dei pagamenti, contabilità, revisione dei conti, altre finalità organizzative, amministrative, finanziarie interne.
   Le basi giuridiche del trattamento in relazione alle suddette finalità sono_
4. • La necessità di adempiere agli obblighi di legge in materia di amministrazione interna e rendicontazione;
   • Il legittimo interesse alla gestione amministrativa del rapporto contrattuale.
5. Adempimento di obblighi di legge previsti dal diritto nazionale o dell'Unione Europea o da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale, quali: adempimento di obblighi previsti da normative comunitarie e nazionali, in particolare in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e di prevenzione dei reati (normativa antimafia, anticorruzione, sulla trasparenza amministrativa).
   La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento.
6. Esercizio e/o difesa dei diritti in sede giudiziale e recupero crediti, quali: gestione dell’eventuale contenzioso giudiziale, tutela e recupero dei crediti, direttamente o attraverso soggetti terzi (avvocati/agenzie/società di recupero credito).
   La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse.

2. PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati saranno trattati per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la sua  cessazione, fino al termine di prescrizione dei diritti reciprocamente insorti fra le parti. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, e fino al passaggio in giudicato del provvedimento decisorio.

3. MODALITA' DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato con l’ausilio di mezzi sia analogici sia elettronici o comunque automatizzati, con modalità e procedure strettamente necessarie al perseguimento delle finalità sopra descritte.

4. AMBITO DI COMUNICAZIONE, SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di autonomi titolari del trattamento, come soggetti pubblici o privati legittimati a trattare i dati (es. pubbliche amministrazioni, banche e istituti di credito, commercialisti, notai, avvocati e altri professionisti).
I dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili del trattamento.
I dati potranno essere trattati dai dipendenti deputati dell’Ente, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.
I dati non sono soggetti a diffusione, salvi gli adempimenti espressamente previsti da norme di legge o regolamentari (ad esempio in merito alla trasparenza amministrativa).

5. CONFERIMENTO DEI DATI
L'eventuale rifiuto da parte dell'interessato di conferire i dati personali può comportare l’impossibilità (parziale o totale) di adempiere a obblighi di legge, ovvero di stipulare o dare corretta esecuzione al contratto o servizio. In tale evenienza, ferma restando la facoltà dell’interessato di non conferire i propri dati, il Titolare si riserva di sospendere, interrompere o non instaurare il rapporto contrattuale.
 

6 . TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è il Comune di Vimercate, C.F. 02026560157 e P.IVA 00728730961, con sede legale in Vimercate (MB), 20871 - Piazza Unità d`Italia 1, contatti vimercate@pec.comune.vimercate.mb.it
Il titolare può trattare i dati direttamente, tramite propri dipendenti a ciò autorizzati, o avvalendosi di collaboratori esterni, che in tal caso assumono la qualifica di Responsabili del Trattamento.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è reso disponibile dal Titolare su richiesta.

7. DIRITTI DELL'INTERESSATO
La normativa sulla tutela dei dati personali (artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) garantisce all’interessato il diritto di essere informato sui trattamenti dei dati e il diritto di accedere in ogni momento ai dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica.  Ove ricorrano le condizioni previste dalla normativa l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei dati, all’opposizione al trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.
Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare il consenso prestato.
Per l’esercizio dei propri diritti, nonché per informazioni più dettagliate circa i trattamenti dei dati, l’interessato può rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati del Comune di Vimercate scrivendo alla casella di posta elettronica: dpo@comune.vimercate.mb.it.
Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.

8. TRATTAMENTI DEI DATI DI TERZI
Il fornitore è informato che, qualora si avvalga di propri dipendenti o collaboratori (ivi inclusi eventuali subappaltatori) nel dare esecuzione al rapporto contrattuale, i dati personali di questi ultimi potranno essere trattati da Comune di Vimercate, sempre in qualità di titolare del trattamento, per le finalità di cui al punto 1. Tali trattamenti hanno le medesime finalità, modalità e tempi di conservazione dei dati descritti nella presente informativa; in relazione a tali trattamenti, inoltre, i soggetti interessati vantano i medesimi diritti individuati al punto 7.
Il cliente/fornitore ha l’onere di informare correttamente i propri dipendenti e collaboratori in merito ai suddetti trattamenti, anche mediante la consegna agli stessi della presente informativa.